外注化マニュアルの作り方!オススメの2つを紹介

外注化の方法について聞かれることがあるので、今回は外注さんにお渡しするマニュアルの作り方を説明したいと思います。

 

使うツールはコレ

・動画

・マインドマップ

 

この2つがあればいいです。

動画コンテンツ

これは自分のパソコン画面を録画してYouTubeの限定公開にしてアップしてURLを渡します。

動画を撮るってすごいハードル高いように感じますが、めっちゃ簡単です。

僕も最初はエクセルやパワーポイントでコツコツと説明文書いて画面キャプチャして貼り付けてって作っていましたが、なかなか時間をとられちゃうんですよ。

しかもプラットホーム(BUYMAとかヤフオクとか)の仕様変更とかで画面が変わったら、また作り直し。。。みたいな。

 

動画なら気をつけて欲しいとことか、自分のいつもしていることを口で説明しながら作業すればいいだけですし、

外注さんにもテキストベースよりも伝わりやすい

説明動画作るのなんて1本5分~10分程度です。

BUYMAだと

リサーチ方法

画像加工

出品方法

問い合わせの返答

ぐらいでOK。

テキストベースのマニュアル作り出したら数時間、下手したら1,2日かかってしまいますw

 

動画作成するにはBANDICAMをオススメしてます。

無料版だと録画は10分まで、ロゴが動画に入るっていう縛りがありますがマニュアル作り程度なら十分使えます。(画像でけぇ)

パソコンにマイクがついていない場合は後付でマイクがいりますが、Amazonで安くで購入できます。

1000円ぐらいでも購入できますがノイズが強かったり、すぐに壊れたりするので3000円以上は出したいところ。

 

イヤホンも持ってない人とかは下記のようなマイクもついてるやつがお得です。

録画した動画を見直したりするときもヘッドホン、イヤホンで確認したほうがいいですし。

 

始めはうまく喋れないかもしれませんが、箇条書きにでも話さないといけないポイントとかをメモしておけば楽です。

あとは採用するときに面談している外注さんだけが見る動画になるので、そこまで上手に話す必要もないですし、完璧じゃなくても問題ないです。

 

録画した動画はmp4ファイルで出力してくれるので、YouTubeにアップするか、もしくはmp4ファイルそのものを渡しちゃえばいいですw

で、見てもらいながら作業してもらって質問点が上がってきたら回答をしつつ、いくつか質問が溜まったら再度動画を撮り直す。

これを繰り返していけば、マニュアルの完成度がガンガン上がっていきます。話すのもうまくなりますし。

マインドマップでつくる

僕のオススメはマインドマイスター(https://www.mindmeister.com/)

これはあくまで一例ですが、タグの説明にしようしているマインドマップ。

 

他にも

商品コメントワード集

問い合わせ回答集

タイトルの付け方

リサーチ方法 などなどがあります。

 

 

マインドマップを使うとシーン別に枝を増やしていけばいいだけなので、これもエクセルとかでマニュアル作るよりもかなり楽です。

めっちゃ簡単ではありますが、こういうイメージになります。

 

マニュアルも最初から完璧なものを作ろうと思わないで、外注さんとともに作り上げていくというイメージで取り組んでいったほうがいいです。

 

このマニュアルたちが完成したら、新しい外注さんが入ってきたときの教育がものすごく楽になるので。

というよりもマニュアルがあるおかげで、外注さんが新外注さんを教育するっていう流れも作れます。

マニュアルの見方を教えてあげて、わからないところあったら質問してね。って言うだけ。

 

自分は面談とか他のパートをする時間を作れます。

究極系は面談も外注さん、最後の発送パートまで外注さんってなると完全に自動化って状態。

僕もまだ、完全自動化までは至っていませんがw

 

外注化マニュアルの作成にお役に立てれば幸いです。

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